Nie czekaj! Już teraz zacznij testować wystawianie e-faktur w KSeF

KSeF na zasadzie dobrowolności umożliwia wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i faktur elektronicznych.  Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT będą wystawiać e-faktury wyłącznie w KSeF, a faktury ustrukturyzowane będą podstawową formą dokumentowania transakcji gospodarczych. Dla firm zwolnionych z VAT obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r. Już teraz warto poznać nowe zasady wystawiania e-faktur i przetestować bezpłatne narzędzia KSeF.

- Warto znaleźć partnera biznesowego, który chciałby już teraz przygotowywać się do korzystania z KSeF. Można wspólnie testować działanie systemu, a nawet wystawiać i odbierać faktury dokumentujące realne transakcje. To najlepszy sposób na przygotowanie się do wejścia obowiązku wystawiania faktur w KSeF - radzi Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.

Obecnie w przypadku wystawienia faktury za pomocą KSeF, niezbędna jest zgoda nabywcy na jej otrzymywanie w tym systemie. Taka zgoda może być wyrażona w dowolnej formie. Jeżeli odbiorca faktury nie zaakceptował otrzymywania faktur w KSeF, to sprzedawca może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF i wysłać ją nabywcy w uzgodnionej z nim formie, np. mailem jako plik PDF.

Co ważne rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga pewnych działań od samego przedsiębiorcy. Na przykład trzeba się samemu uwierzytelnić w systemie i nadać pracownikom lub podmiotom zewnętrznym odpowiednie uprawnienia. Biuro księgowe nie zrobi tego za nas

---

Obowiązkowe e-fakturowanie obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT.  Będą to czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami  i na rzecz organów publicznych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mieli podatnicy wykonujący czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące bez względu na to, czy pierwotne faktury zostały wystawione przy użyciu KSeF czy poza nim.

Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie). Przewidziano także odroczenie terminu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla określonych grup podatników, po to aby dać im więcej czasu na dostosowanie się do zmian i wdrożenie KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku są zobligowani do wdrożenia e-fakturowania w KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Dostęp do systemu nie wymaga specjalnego oprogramowania. Można się z nim łączyć korzystając z API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów i z jego pomocą zintegrować posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe. Można też korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów: Aplikacji Podatnika KSeF i e-mikrofirmy.

Obecnie Aplikacja Podatnika KSeF jest dostępna w trzech środowiskach:

• testowym,
• przedprodukcyjnym (Demo),
• produkcyjnym

Na początek najlepiej skorzystać z wersji testowej. Pozwala ona poznać strukturą faktury i funkcjonalności systemu. Kolejnym krokiem może być przejście na wersję przedprodukcyjną (Demo). Na tym etapie warto zaangażować swojego partnera biznesowego. Wystawione w tej wersji faktury będą widoczne wyłącznie dla wystawcy i odbiorcy. Następnie można przejść już do wersji produkcyjnej i wystawiać oraz odbierać e-faktury.

Korzystający z e-Urzędu Skarbowego znajdą w nim aplikację e-mikrofirma, która przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki niej łatwo można powiązać istniejące konto z KSeF, wystawić fakturę w KSeF. Można też odebrać fakturę z KSeF i przenieść bezpośrednio do ewidencji VAT. Bez ręcznego przepisywania danych. Aby skorzystać z e-mikrofirmy należy zalogować się do e-Urzędu Skarbowego poprzez login.gov.pl lub aplikację mObywatel.

Można to zrobić przy pomocy: Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

- Po pierwszym uwierzytelnieniu z wykorzystaniem jednej z powyższych metod, można wygenerować token. Będzie on przypisany do danej osoby. Jeżeli korzystamy z oprogramowania komercyjnego, warto z tej możliwości skorzystać, bo to praktyczne i wygodne narzędzie, które skróci drogę logowania.- zachęca Krzysztof Rogowski.

W przypadku używania Aplikacji Podatnika KSeF lub aplikacji komercyjnych sposób logowania będzie się różnił, w zależności od tego czy użytkownikiem jest osoba fizyczna, czy spółka. Osoby fizyczne mogą korzystać z systemu autoryzując się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez konieczności zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym. W przypadku szczególnym, tzn. wtedy gdy kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. W tym celu osoba fizyczna powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA ze wskazaniem danych identyfikujących taki podpis kwalifikowany.

Podmioty gospodarcze, które posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP również mogą korzystać z KSeF bez konieczności zgłaszania czegokolwiek w urzędzie skarbowym. W przypadku braku takiej pieczęci należy wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Tą drogą można wyznaczyć do zarządzania uprawnieniami wyłącznie jedną osobę. Po autoryzacji w KSeF powinna  ona nadać sobie uprawnienia np. do wystawiania faktur i/lub dostępu do faktur. Osoba ta będzie miała możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa zapraszają na ogólnopolski cykl spotkań on-line nt. KSeF dla mikroprzedsiębiorców. Bezpłatne webinaria odbywają w każdą środę od połowy listopada do połowy grudnia. Najbliższe spotkanie już 6 grudnia, kolejne 13 grudnia.

Przeprowadzą je eksperci Krajowej Administracji Skarbowej. W trakcie webinarium opowiedzą o:

• nowych zasadach fakturowania w Polsce,
• uwierzytelnieniu w KSeF i nadawaniu uprawnień,
• różnicy pomiędzy fakturą elektroniczną a e-Fakturą,
•  wystawianiu oraz otrzymywaniu faktur w KSeF,
• bezpłatnych narzędziach KSeF,
• tym gdzie znaleźć komunikaty, informacje, odpowiedzi na pytania.

Szczegółowe informacje, m.in. o godzinach spotkań oraz linki do nich można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych izb administracji skarbowej i urzędów skarbowych.

Adresy stron internetowych izb administracji skarbowej

Więcej informacji o KSeF na: www.podatki.gov.pl/ksef