KSeF na zasadzie dobrowolności umożliwia wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT będą wystawiać e-faktury wyłącznie w KSeF, a faktury ustrukturyzowane będą podstawową formą dokumentowania transakcji gospodarczych. Dla firm zwolnionych z VAT obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r. Już teraz warto poznać nowe zasady wystawiania e-faktur i przetestować bezpłatne narzędzia KSeF. Jak przygotować się do korzystania z KSeF? - Warto znaleźć partnera biznesowego, który chciałby już teraz przygotowywać się do korzystania z KSeF. Można wspólnie testować działanie systemu, a nawet wystawiać i odbierać faktury dokumentujące realne transakcje. To najlepszy sposób na przygotowanie się do wejścia obowiązku wystawiania faktur w KSeF - radzi Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów. Obecnie w przypadku wystawienia faktury za pomocą KSeF, niezbędna jest zgoda nabywcy na jej otrzymywanie w tym systemie. Taka zgoda może być wyrażona w dowolnej formie. Jeżeli odbiorca faktury nie zaakceptował otrzymywania faktur w KSeF, to sprzedawca może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF i wysłać ją nabywcy w uzgodnionej z nim formie, np. mailem jako plik PDF. Kto będzie musiał wystawiać e-faktury? Obowiązkowe e-fakturowanie obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami i na rzecz organów publicznych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mieli podatnicy wykonujący czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące bez względu na to, czy pierwotne faktury zostały wystawione przy użyciu KSeF czy poza nim. KSeF nie dla wszystkich faktur i podatników Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie). Przewidziano także odroczenie terminu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla określonych grup podatników, po to aby dać im więcej czasu na dostosowanie się do zmian i wdrożenie KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku są zobligowani do wdrożenia e-fakturowania w KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r. Do wystawiania e-faktur w KSeF wystarczą bezpłatne narzędzia Dostęp do systemu nie wymaga specjalnego oprogramowania. Można się z nim łączyć korzystając z API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów i z jego pomocą zintegrować posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe. Można też korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów: Aplikacji Podatnika KSeF i e-mikrofirmy. Jak działa Aplikacja Podatnika KSeF? Obecnie Aplikacja Podatnika KSeF jest dostępna w trzech środowiskach: testowym, przedprodukcyjnym (Demo), produkcyjnym Na początek najlepiej skorzystać z wersji testowej. Pozwala ona poznać strukturą faktury i funkcjonalności systemu. Kolejnym krokiem może być przejście na wersję przedprodukcyjną (Demo). Na tym etapie warto zaangażować swojego partnera biznesowego. Wystawione w tej wersji faktury będą widoczne wyłącznie dla wystawcy i odbiorcy. Następnie można przejść już do wersji produkcyjnej i wystawiać oraz odbierać e-faktury. E-mikrofirma ułatwi korzystanie z KSeF Korzystający z e-Urzędu Skarbowego znajdą w nim aplikację e-mikrofirma, która przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki niej łatwo można powiązać istniejące konto z KSeF, wystawić fakturę w KSeF. Można też odebrać fakturę z KSeF i przenieść bezpośrednio do ewidencji VAT. Bez ręcznego przepisywania danych. Aby skorzystać z e-mikrofirmy należy zalogować się do e-Urzędu Skarbowego poprzez login.gov.pl lub aplikację mObywatel. Jak się zalogować do KSeF? Można to zrobić przy pomocy: Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. - Po pierwszym uwierzytelnieniu z wykorzystaniem jednej z powyższych metod, można wygenerować token. Będzie on przypisany do danej osoby. Jeżeli korzystamy z oprogramowania komercyjnego, warto z tej możliwości skorzystać, bo to praktyczne i wygodne narzędzie, które skróci drogę logowania.- zachęca Krzysztof Rogowski. W przypadku używania Aplikacji Podatnika KSeF lub aplikacji komercyjnych sposób logowania będzie się różnił, w zależności od tego czy użytkownikiem jest osoba fizyczna, czy spółka. Osoby fizyczne mogą korzystać z systemu autoryzując się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez konieczności zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym. W przypadku szczególnym, tzn. wtedy gdy kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. W tym celu osoba fizyczna powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA ze wskazaniem danych identyfikujących taki podpis kwalifikowany. Podmioty gospodarcze, które posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP również mogą korzystać z KSeF bez konieczności zgłaszania czegokolwiek w urzędzie skarbowym. W przypadku braku takiej pieczęci należy wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Tą drogą można wyznaczyć do zarządzania uprawnieniami wyłącznie jedną osobę. Po autoryzacji w KSeF powinna ona nadać sobie uprawnienia np. do wystawiania faktur i/lub dostępu do faktur. Osoba ta będzie miała możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu. Bezpłatne spotkania on-line "Środy z KSeF" Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa zapraszają na ogólnopolski cykl spotkań on-line nt. KSeF dla mikroprzedsiębiorców. Bezpłatne webinaria odbywają w każdą środę od połowy listopada do połowy grudnia. Najbliższe spotkanie już 6 grudnia, kolejne 13 grudnia. Przeprowadzą je eksperci Krajowej Administracji Skarbowej. W trakcie webinarium opowiedzą o: nowych zasadach fakturowania w Polsce, uwierzytelnieniu w KSeF i nadawaniu uprawnień, różnicy pomiędzy fakturą elektroniczną a e-Fakturą, wystawianiu oraz otrzymywaniu faktur w KSeF, bezpłatnych narzędziach KSeF, tym gdzie znaleźć komunikaty, informacje, odpowiedzi na pytania. Szczegółowe informacje, m.in. o godzinach spotkań oraz linki do nich można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych izb administracji skarbowej i urzędów skarbowych. Adresy stron internetowych izb administracji skarbowej Więcej informacji o KSeF na: www.podatki.gov.pl/ksef Artykuł sponsorowany