Zakony te są zrzeszone w Unii Konferencji Europejskich Przełożonych Wyższych. Jest to organizacja o charakterze kontynentalnym, skupiająca obecnie 37 krajowych Konferencji Przełożonych Wyższych z 25 krajów reprezentujących ok. 400 tys. zakonników i zakonnic Europy, w tym ok. 40 tys. w Polsce. Przynależność do Unii - powiedziała sekretarz generalny polskiej Konferencji Przełożonych Wyższych zgromadzeń żeńskich, s. Jolanta Olech - jest dobrowolna. Każdą Konferencję krajową - zgodnie ze statutami - reprezentować będą na spotkaniu w Częstochowie urzędnicy (przewodniczący Konferencji, sekretarz generalny). Siostra Olech poinformowała, że Konferencje polskie zakonów żeńskich i męskich należą do Unii od początku jej istnienia, czyli od 1981 roku. W czasach panowania w Europie Środkowo-wschodniej komunizmu samotnie reprezentowały życie zakonne tego regionu. Obecnie - dodała s. Olech - niemal we wszystkich krajach postkomunistycznych powstały Konferencje krajowe, które przystąpiły do Unii. Na czele UCESM, której sekretariat ma od 1996 r. siedzibę w Brukseli, stoi czteroosobowy zarząd wybierany spośród członków Unii na cztery lata. Jego przewodniczącą jest siostra salezjanka z Belgii, s. Ludgardis Craeynest. W zarządzie zasiada m.in. przewodnicząca polskiej Konferencji Przełożonych Wyższych zgromadzeń żeńskich, s. Danuta Wróbel. Pierwsze spotkanie przewodniczących i sekretarzy generalnych Konferencji zakonników Europy zachodniej odbyło się w 1980 r. w Paryżu. Rozważano wówczas propozycję powołania organizacji o charakterze europejskim, która mogłaby stanowić forum dialogu, współpracy i wymiany doświadczeń między zakonami Europy. W 1981 r. w Rzymie ukonstytuowała się Unia i wybrano pierwszy zarząd. Dwa lata później Watykan zatwierdził statut organizacji. Była to wówczas druga z kolei Unia kontynentalna po Latynoamerykańskiej Konferencji Zakonników powstałej w 1959 r. Po UCESM powstały następne: w Afryce Zachodniej (1992), potem dla Afryki i Madagaskaru (2005). Zebrania plenarne UCESM odbywają się co dwa lata w różnych krajach Europy. Każde z zebrań - jak podkreśliła s. Olech - poza sprawami statutowymi (sprawozdanie z pracy, z gospodarowania finansami, wybory, sprawy bieżące) zajmuje się określonym tematem, proponowanym przez zarząd do wspólnej refleksji. Częstochowa została wybrana na miejsce tegorocznego spotkania ze względu na szczególne znaczenie Sanktuarium na Jasnej Górze dla historii i duchowości Kościoła w Polsce - zaznaczyła s. Olech. Dodała, że w spotkaniu weźmie udział m.in. podsekretarz w Kongregacji Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego z Watykanu s. prof. Enrica Rosanna, przedstawiciele organizacji kościelnych i międzyzakonnych z Europy i świata. W ramach wspólnej refleksji odbędzie się pielgrzymka do b. hitlerowskiego obozu zagłady w Auschwitz, gdzie poza zwiedzaniem obozu i muzeum, przewiduje się mszę św. w kaplicy przylegającej do terenu b.obozu. Spotkanie ma zakończyć msza św. w Sanktuarium na Jasnej Górze, pod przewodnictwem nuncjusza apostolskiego w Polsce, abpa Józefa Kowalczyka.