Do Nocy Muzeów w Warszawie mogą zgłaszać się instytucje kulturalne znajdujące się na terenie stolicy. W formularzu powinien znaleźć się adres, pod którym będzie odbywało się dane wydarzenie. Warunkiem uczestniczenia w Nocy Muzeów jest przygotowanie wystawy lub innego wydarzenia kulturalnego dostępnego bezpłatnie dla zwiedzających. W programie imprezy nie mogą znaleźć się wydarzenia o charakterze komercyjnym, a udział w akcji i zamieszczenie informacji o materiałach promujących Noc Muzeów są bezpłatne. Przesyłane przez instytucje zdjęcia, grafiki i wizualizacje będą zamieszczone przy opisie wydarzenia na stronie internetowej Nocy Muzeów w Warszawie. Na podstawie przysłanych zgłoszeń mają zostać opracowane trasy bezpłatnych linii autobusowych i kampania promująca akcję finansowane z budżetu Warszawy. Placówki, które wypełnią i prześlą kwestionariusz, otrzymają po 12 lutego kolejny rozszerzony formularz, z prośbą o wpisanie planowanego programu wydarzenia i proponowanych atrakcji. Wprowadzenie takiego rozwiązania ma, jak podkreślają przedstawiciele miasta, ułatwić i przyśpieszyć koordynację działań pomiędzy uczestnikami i organizującym imprezę stołecznym ratuszem. Nowością tegorocznych zgłoszeń jest rejestracja internetowa. Tegoroczna Noc Muzeów zaplanowano na weekendową noc z 19 na 20 maja i podobnie jak w ubiegłych latach organizowana jest w terminie Europejskiej Nocy Muzeów. W zeszłym roku w warszawskiej edycji imprezy uczestniczyło 200 placówek - muzeów, galerii oraz instytucji kulturalnych, które podczas jednej nocy odwiedziło blisko 200 tys. zwiedzających. Podobnie jak w poprzednich edycjach, także w tym roku, przedsięwzięcie będzie koordynować Biuro Promocji Miasta.