Według Kracika, w Krakowie może się odbyć ok. 60 spotkań - oficjalnych, półoficjalnych i nieformalnych, a do pomocy w ich obsłudze potrzebnych będzie ok. 300 - 500 osób. Małopolski Urząd Wojewódzki nawiązał współpracę z ośmioma krakowskimi uczelniami. Poszukiwani są studenci i absolwenci studiów wyższych znający języki UE na poziomie umożliwiającym swobodne komunikowanie się i orientujący się w tematyce UE. Chętni powinni wypełnić ankietę zamieszczoną na stronie internetowej Urzędu Wojewódzkiego. Zgłoszenia będą później weryfikowały osoby zajmujące się rekrutacją na poszczególnych uczelniach. Kulminacja spotkań w ramach prezydencji przypadnie w Krakowie na wrzesień i październik. Wolontariusze mają określić termin, w którym mogą być do dyspozycji i wskazać spotkania, którymi są najbardziej zainteresowani. Chodzi o to, by otrzymali jak najwięcej informacji o osobach, z którymi będą musieli nawiązać kontakt. - Tylko wtedy, kiedy wie się więcej o grupie czy osobie, którą się zajmujemy jest szansa, że goście będą przekonani, że gościnność nie jest wyuczona, ale płynie z serca i wszystko jest dobrze przygotowane bez improwizacji i wpadek - podkreślił Kracik. - Dla krakowskich studentów to niepowtarzalna okazja, by zobaczyć, jak w praktyce wygląda praca w strukturach UE - mówiła Anna Węglarz z Wyższej Szkoły Europejskiej im. ks. J. Tischnera. Według Maksymiliana Galona z UJ, dla młodych ludzi będzie to możliwość sprawdzenia, co umieją, a przy okazji wsparcia wojewody i rządu w organizacji ważnych wydarzeń. - Jesteśmy zaszczyceni, że zostaliśmy obdarzeni zaufaniem, bo wrażenie, jaki pozostanie u naszych gości z pobytu w Krakowie i w Małopolsce będzie w dużej mierze zależeć od tego, jak zostaną przyjęci - dodał Damian Żurawski z AGH. Rekrutacja wolontariuszy ma się zakończyć 15 kwietnia. W maju zaplanowano szkolenia z podstaw protokołu dyplomatycznego, zasad bezpieczeństwa i wiedzy o Krakowie oraz podpisanie umów. Przygotowanie wolontariuszy wesprą też Urząd Miasta, Urząd Marszałkowski i policja.