Obieg dokumentów w ramach administracji to znaczna część kosztów pracy tych jednostek. Urząd w Bydgoszczy rozpoczął realizację projektu z własnych pieniędzy, ale większość potrzebnej kwoty udało się teraz zdobyć z funduszy unijnych. - Dzięki tym pieniądzom będziemy bliżej zakładanego celu - to znaczy, żeby każdy z nas mógł bez wychodzenia z domu rozpocząć, nadzorować przebieg i wreszcie załatwić swoje sprawy w urzędach. Projekt wpisuje się w rządową strategię informatyzacji administracji - powiedział w czwartek Rafał Bruski, wojewoda kujawsko-pomorski. Codziennie do urzędu wpływają setki pism, w 2009 roku sama korespondencja wojewody i wicewojewody liczyła ponad 19 tysięcy sztuk. Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów urzędy i służby podległe wojewodzie, m.in. kuratorium, straż pożarna, inspekcje itp. uzyskają identyczny dostęp do informacji związanych z załatwianymi sprawami. Możliwa będzie pełna, elektroniczna komunikacja pomiędzy dowolnymi jednostkami objętymi systemem - np. przesyłanie całych akt danej sprawy "jednym kliknięciem", jednolity dla wszystkich jednostek system monitoringu i statystyki załatwianej korespondencji. - Żeby setki spraw kończyły się zawsze terminowo, co przecież jest naszym obowiązkiem, a prawem obywateli, każde pismo musi być przypisane do konkretnego pracownika. Teraz katalogujemy wszystkie sprawy, tak by system alarmował o zbliżającym się terminie załatwienia sprawy wynikającym z Kodeksu Postępowania Administracyjnego - zaznaczył Bruski. Projekt przewiduje zakończenie realizacji inwestycji w czerwcu 2012 r. Pozwoli wyeliminować zbędne koszty ponoszone przez interesantów administracji wojewody i podległych mu instytucji urzędowych (długie wizyty w urzędzie, dłuższy czas załatwiania spraw) jak i przez same urzędy (koszty doręczenie korespondencji, materiałów biurowych, koszt utrzymania pracowników zaangażowanych w obsługę klientów). - Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów pozwala mierzyć obciążenie pracą każdego urzędnika. Chodzi przecież o sprawność, jakość i terminowość naszej pracy - dodał wojewoda. Wdrożenie całego projektu w samym urzędzie i administracji na poziomie wojewódzkim kosztować będzie jedenaście mln zł, z czego ponad osiem milionów urząd otrzyma z funduszy unijnych. Za te pieniądze zostanie kupiona licencja programu obiegu dokumentów na ponad dwa tysiące stanowisk, ponad pół tysiąca zestawów komputerowych i potrzebne do nich urządzenia dodatkowe. Kosztowne będzie także ułożenie kabli tworzących sieć komputerową, których całkowitą długość obliczono na ponad 740 kilometrów. Elementem projektu są także szkolenia dla użytkowników zaplanowane na ponad 1,5 tys. godzin.