Ważny obowiązek składkowy wobec ZUS. Przedsiębiorcy mają czas do 20 maja

W trakcie roku podatkowego płatnicy składek opłacają miesięczne należności na podstawie bieżących dochodów lub przychodów, co często prowadzi do powstania nadpłat lub niedopłat w skali całego roku.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej pozwala ustalić kwotę należną za dany rok na podstawie faktycznie osiągniętych przychodów lub dochodów. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że jego obciążenia są proporcjonalne do rzeczywistych wyników finansowych, a ewentualne różnice między sumą wpłat a zobowiązaniem rocznym zostają skorygowane.

Obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za rok 2025 spoczywa na płatnikach składek prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, którzy w ubiegłym roku podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu i stosowali jedną z poniższych form opodatkowania:

• zasady ogólne (według skali podatkowej),
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Przy czym wymóg ten nie ogranicza się wyłącznie do osób prowadzących aktywną działalność przez cały rok. Rozliczenie muszą złożyć wszystkie osoby, które w 2025 roku były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym choćby przez jeden dzień - bez względu na to, czy obecnie firma nadal funkcjonuje.

Obowiązek ten dotyczy także nowych przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność w styczniu 2026 roku i wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych. Ponadto, jeśli przedsiębiorca wznowił aktywność w styczniu 2026 roku (rozliczając się na zasadach ogólnych), musi złożyć rozliczenie za rok 2025, aby poprawnie ustalić składkę zdrowotną za pierwszy miesiąc nowego roku.

Osoby, których firma pozostawała zawieszona przez pełne 12 miesięcy 2025 roku, są co do zasady zwolnione z tego obowiązku. Ponadto nawet jeśli z wyliczeń wynika, że suma wpłaconych składek miesięcznych jest równa składce należnej za cały rok, samo złożenie deklaracji rozliczeniowej w ZUS jest obligatoryjne. Brak sporządzenia rocznego zestawienia w dokumentach może skutkować trudnościami w poprawnym rozliczeniu konta płatnika.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok 2025 należy wykazać w dokumentacji składanej za kwiecień 2026 roku. Wybór formularza zależy od struktury zatrudnienia w firmie, a od 1 maja 2026 r. obowiązują nowe wzory formularzy:

• ZUS DRA - przeznaczony dla osób prowadzących działalność jednoosobową. Dane należy wprowadzić w bloku XII.
• ZUS RCA - przeznaczony dla płatników rozliczających składki za siebie oraz inne osoby (pracowników, zleceniobiorców). Dane roczne należy wprowadzić w bloku III.F.

Ostatecznym terminem na złożenie deklaracji rocznej jest 20 maja 2026 roku. Brak dotrzymania tego terminu może skutkować m.in. opóźnieniami w odzyskaniu nadpłaty.

Ponadto, jak przypomina Zakład Ubezpieczeń Społecznych, od 1 stycznia 2025 roku obowiązują nowe zasady ustalania dochodu stanowiącego podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Najistotniejszą zmianą jest wyłączenie z tej podstawy przychodów oraz kosztów związanych ze sprzedażą składników majątku. Zasada ta dotyczy przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Przedsiębiorcy na skali podatkowej lub podatku liniowym mogą podjąć decyzję o dobrowolnym uwzględnieniu tych przychodów i kosztów w rozliczeniu rocznym za 2025 rok. Wymaga to złożenia oświadczenia bezpośrednio w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień 2026 r. poprzez zaznaczenie odpowiednich pól:

• ZUS DRA: blok XII, pola 06 lub 15.
• ZUS RCA: blok III.F, pola 06 lub 15.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na uwzględnienie zbycia majątku, a sprzedawany środek trwały był amortyzowany przed 1 stycznia 2022 r., jego dochód dla celów składki zdrowotnej nie zostanie powiększony o te odpisy amortyzacyjne.

Wynik rocznego rozliczenia może wykazać nadpłatę lub niedopłatę środków na koncie płatnika. Jeśli suma wpłaconych w ciągu roku składek miesięcznych przewyższa kwotę należną wynikającą z rozliczenia rocznego, przedsiębiorcy przysługuje zwrot środków.

Jak to dokładnie wygląda? Dzień po złożeniu przez przedsiębiorcę rozliczenia rocznego ZUS wygeneruje na portalu eZUS gotowy wniosek o zwrot (RZS-R). Płatnik musi zalogować się na swój profil, zweryfikować poprawność danych we wniosku, wskazać rachunek bankowy do zwrotu, a następnie podpisać i odesłać dokument. Wniosek należy przekazać do ZUS najpóźniej do 1 czerwca 2026 r. Zakład dokona zwrotu środków na wskazane konto w terminie do 3 sierpnia 2026 r.

Jeżeli roczne zestawienie wykaże, że suma wpłaconych składek była niższa od należnej, przedsiębiorca jest zobowiązany do wyrównania różnicy. Brakującą kwotę należy wpłacić najpóźniej do 20 maja 2026 r.

Przedsiębiorca ma prawo do skorygowania wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące roku 2025, jednak możliwość ta jest ograniczona czasowo i zależy od etapu procesu rozliczeniowego.

W przypadku ubiegania się o zwrot dokumenty korygujące za 2025 rok należy złożyć najpóźniej w dniu przekazania wniosku o zwrot nadpłaty. Złożenie wniosku o zwrot "zamyka" możliwość korygowania składek za ten okres.

W pozostałych przypadkach, jeśli przedsiębiorca nie składa wniosku o zwrot, ostateczny termin na złożenie korekt dokumentów rozliczeniowych upływa 1 lipca 2026 roku.