Digitalizacja podatków – utrudnienie czy szansa na rozwój biznesu?

Od 1 lipca 2018 r. wszystkie firmy prowadzące księgi podatkowe i ewidencje za pomocą komputerów, na żądanie Krajowej Administracji Skarbowej zobowiązane są do składania raportów podatkowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR) ma na celu kontrolę konta bankowego przedsiębiorstwa, natomiast System Monitorowania Przewozu Towarów służy kontroli ładunków, by zapobiec wyłudzeniom podatku VAT. Od 1 lipca, w odniesieniu do wszystkich firm, działa kolejny element programu wdrażania cyfryzacji w sektorze administracji podatkowej: Jednolity Plik Kontrolny.

JPK pozwala na błyskawiczną kontrolę podatkową bez niepotrzebnej ingerencji w pracę firmy. Oczywiście pod warunkiem, że złożony raport nie zawiera błędów ani braków, które wymagają wyjaśnienia lub uzupełnienia. Organy kontroli skarbowej mogą również zwrócić się do podatnika w przypadku kontroli krzyżowej u jego kontrahenta.

W jaki sposób działa Jednolity Plik Kontrolny?

By przesłać urzędnikom potrzebne dane, przedsiębiorstwo musi dysponować programem komputerowym, za pomocą którego generowany jest Jednolity Plik Kontrolny. Dane pobierane są bezpośrednio z programów, z których korzysta przedsiębiorstwo podatnika, dzięki czemu organy skarbowe mają błyskawiczny wgląd do danych podatkowych firmy bez konieczności przeprowadzania żmudnej i niekomfortowej dla obydwu stron kontroli. Brzmi, jakby faktycznie urzędnicy przygotowali dla nas ułatwienie. Czy jednak na pewno tak jest?

Jednolity Plik Kontrolny w praktyce

Prowadząc firmę, musimy zadbać o to, by każda informacja wprowadzana do programu finasowo-księgowego była zweryfikowana. Kontrola może nastąpić w każdej chwili, a wszelkie błędy w danych wiążą się przecież z karami finansowymi. W dodatku podatnik musi posiadać oprogramowanie do zarządzania biznesem umożliwiające generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego. A co jeśli używa innych aplikacji lub w ogóle nie korzysta z programów komputerowych do prowadzenia biznesu? Problem pojawia się również, gdy firma zaczyna używać tego typu programów dopiero od pewnego momentu swojej działalności, na przykład gdy się rozrośnie. Nagle może się okazać, że dane są niespójne.

Jednolite Pliki Kontrolne generowane są z różnych obszarów prowadzonego przez nas biznesu. Jeden może przykładowo wykazywać stany magazynowe, drugi pochodzić z programu księgowego, a jeszcze inne dane mogą pochodzić z działu handlowego. Wszelkie niezgodności pomiędzy tymi raportami mogą być rozpatrywane na niekorzyść podatnika.. Niestety Jednolity Plik Kontrolny to dokument, który nawet dla biura rachunkowego pozostaje nieczytelny, a co dopiero dla zwykłego przedsiębiorcy, który chciałby zweryfikować poprawność i spójność danych. 

Dlaczego powstała potrzeba stworzenia rozwiązania, które pomagałoby zweryfikować jakość danych ze struktur JPK pochodzących z różnych programów?

Dla firm posiadających różne aplikacje, których zadaniem jest obsługa procesów dla biur rachunkowych, wyzwaniem jest także to, że powstałe w ten sposób pliki JPK są trudne do porównywania. Plik JPK to zestaw danych, których nie można łatwo sprawdzić bez użycia programów o odpowiedniej specyfice. Tym trudniej jest porównywać "ręcznie" pliki wygenerowane przez różne programy.

Innym przykładem może być struktura JPK Faktura (JPK_FA), przeznaczona do przedstawiania dokładnych danych z faktur sprzedaży. Liczba danych, które są zamieszczane w tym pliku jest o wiele większa od tych widocznych w JPK_VAT. W JPK_FA podatnik musi zaraportować nie tylko zestaw danych zbiorczych, ale także poszczególne pozycje faktury sprzedaży z nazwami towarów i usług, ilościami, cenami jednostkowymi, rabatami. Dane do zamieszczenia w pliku są pobierane bezpośrednio z programu do obsługi sprzedaży, a nie np. programu finansowo-księgowego. W sytuacji podmiotów, które nie ewidencjonują sprzedaży w formie elektronicznej, wygenerowanie takiego pliku będzie niemożliwe. Wtedy trzeba się spodziewać tradycyjnej kontroli nieścisłości fiskalnych - wizyty przedstawiciela Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jeśli w raporcie zostaną wykryte nieprawidłowości, podatnicy wzywani są do wyjaśnienia rozbieżności w porównywanych transakcjach.

Raportowanie każdej istniejącej struktury JPK na żądanie KAS przez podatników stanowi uzupełnienie cyfrowej siatki monitoringu transakcji biznesowych. Na tym wymagania się nie kończą - Ministerstwo Finansów już opublikowało komunikat mówiący o nowej strukturze JPK: JPK sprawozdania finansowe, które w formie elektronicznej muszą składać firmy posiadające pełną rachunkowość.

Kolejną ważną informacją jest ta, że z początkiem 2019 roku będzie wymagana jeszcze jedna struktura: JPK Paragon, generowana przez urządzenia fiskalne. Drukarki fiskalne będą wymagały oprogramowania, które będzie dostarczać właściwych danych do fiskalizacji i wygenerowania struktury JPK Paragon. Brak aktualnego programu będzie miało nieprzyjemne skutki dla podatnika, ponieważ JPK nie zostanie prawidłowo wygenerowane.

Nowa rzeczywistość podatkowa wymaga od przedsiębiorców sporej koncentracji na tym, by dowód skarbowy w postaci JPK był poprawny pod względem technicznym i merytorycznym. Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, podatnik będzie musiał uzupełnić lub poprawić dane, a w najgorszym przypadku będzie narażony na kary finansowe.

Teoretycznie ułatwieniem jest to, że administracja podatkowa przygotowała i dostarczyła podatnikom narzędzie do wysyłania plików JPK. Niestety to rozwiązanie nie pomaga podatnikom w sprawdzaniu poprawności wszystkich danych zawartych w poszczególnych strukturach. Tymczasem bardzo łatwo o błędy wynikające z niedopatrzeń czy luk pomiędzy systemami generującymi poszczególne struktury. Przyczyną takiego stanu rzeczy, jest fakt iż struktura JPK dla ludzkiego oka to jedynie to jedynie ciąg liter, znaków i liczb, spośród których nie da się wyodrębnić danych, a później ich zinterpretować.

Jest na szczęście sposób, by przedsiębiorcy mogli uniknąć nieprzyjemności wynikających z niedoskonałości narzędzi, z których są zobowiązani korzystać. Rozwiązania, o którym mowa można używać online, a jego instalacja jest zbędna: narzędzie oferowane przez Sage umożliwia sprawdzenie poprawności każdego pliku JPK, niezależnie od oprogramowania, które go wygenerowało.

Co ważne, ma ono także opcję weryfikacji statusu kontrahenta: możemy więc sprawdzić, czy w momencie zawierania transakcji jest on podatnikiem VAT. Sprawdzenie statusu podatnika VAT jest ważne m.in. do ustalenia czy mamy prawo do odliczenia  VAT od faktury zakupu. Tracimy bowiem to prawo, jeżeli dany podmiot okaże się nieaktywnym podatnikiem VAT. Sytuacja, w której kontrahent został wykreślony z rejestru, a podatnik usiłuje się z nim rozliczyć, może skutkować poważnymi komplikacjami. Dlatego za każdym razem, gdy składamy raport JPK lub comiesięczny JPK_VAT czy inną strukturę na wezwanie KAS, warto zabezpieczyć się i zweryfikować, czy nasz raport został prawidłowo wygenerowany.

Obecnie dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest zadbanie o właściwe dane w systemach informatycznych. Jeżeli do programu komputerowego przypadkowo naniesiemy złe dane, wówczas zostaną one przekazane do urzędu. Nawet w sytuacji, gdy będzie to wynik niedopatrzenia, przedsiębiorca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Z tego powodu niezwykle ważne jest dokładne weryfikowanie poprawności raportów JPK.

Dzięki dostępnym na rynku oprogramowaniom przedsiębiorcy mogą przeprowadzać "wstępną kontrolę podatkową", a jej wyniki archiwizować, np. w formacie pdf. Zadbanie o poprawność plików JPK w czasach tak szybkiego rozwoju cyfryzacji, powinno być priorytetem dla działów księgowych firm oraz ich właścicieli. W ten sposób są w stanie zapewnić sobie bezpieczeństwo prawno-podatkowe.

Advertisement
Wasze komentarze
No hate

Dodawanie komentarzy pod tym artykułem zostało wyłączone

Grupa Interia.pl przeciwstawia się niestosownym, nasyconym nienawiścią komentarzom, niezależnie od wyrażanych poglądów. Jeśli widzisz komentarz w innych serwisach, który jest hejtem – wyślij nam zgłoszenie.

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Rekomendacje